Respect de la vie privée

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1. VOTRE DROIT AU RESPECT DE VOTRE VIE PRIVÉE

Dans le cadre de ses activités, l’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » traite des données à caractère personnel. Consciente de ce fait, elle accorde une grande importance au respect de votre vie privée. Le Centre de Santé du Namurois respecte par conséquent la réglementation en la matière et en particulier, le Règlement général sur la protection des données.[1]

La présente déclaration de confidentialité vise à vous informer clairement sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées au sein de notre organisation et sur vos droits vis-à-vis de ces dernières.

Nous vous recommandons de la lire attentivement.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

L’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » (C.S.N.), Chaussée de Waterloo,182 à 5002 Saint-Servais, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0460-733-865, est responsables du traitement de toutes vos données à caractère personnel et veillent à la confidentialité et la sécurité de ces données.

Pour toute demande, vous pouvez nous contacter :

• Pour la prise de rendez-vous : par téléphone aux numéros repris ci-dessous ou par enregistrement dans Progenda.
• Pour toute question relative à votre dossier via le numéro 081/77.70.00 (pour la polyclinique de Saint-Servais et Gembloux) ou le numéro 071/92.20.81 (pour la polyclinique de Philippeville).
• Pour toute question relative à la vie privée et données personnelles par email à l’adresse privacy325@solidaris.be

3. QUELLES SONT LES PERSONNES DONT LES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL SONT TRAITÉES?

Les données à caractère personnel traitées peuvent concerner plusieurs catégories de personnes :

• Patients : toute personne bénéficiaire des services de notre polyclinique.
• Collaborateurs: internes comme externes, bénévoles, etc.
• Prestataires de soins: médecins, personnel infirmier, hôpitaux, etc.
• Fournisseurs et prestataires de services
• Tiers: toutes les personnes qui n’entrent pas dans une des catégories ci-dessus, mais qui peuvent entrer en contact avec l’ASBL et dont les données à caractère personnel peuvent être traitées.

4. QUELLES SONT LES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS?

L’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » est susceptible de traiter les données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification: nom, adresse, numéro de registre national, etc.
• Coordonnées: numéro de téléphone, etc.
• Données à caractère personnel sensibles :Données de santé, données médicales, données génétiques, etc.
• Données financières et administratives: données salariales, numéro de compte bancaire, etc.
• Données professionnelles
• Données relatives à la santé
• Données caractéristiques: âge, sexe, état civil, etc.
• Image: photos, documents, etc.
• Données sociales à caractère personnel: les données provenant de la Banque carrefour de la Sécurité sociale, les données provenant du registre national, etc.
• Données numériques à caractère personnel: adresse e-mail, adresse IP, cookies etc.
• Autres données: données également nécessaires à l’exécution de nos activités ou imposées par la loi (p. ex. données judiciaires)

Toutes les données à caractère personnel que nous traitons nous sont transmises par un intermédiaire réglementé par la loi (p. ex. Banque carrefour de la Sécurité sociale), par un organisme partenaire ou par vous-même. Cela peut se faire par contact direct notre ABSL, mais aussi via nos canaux numériques : utilisation du site Web (cookies), etc.

5. POURQUOI TRAITONS-NOUS DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL?

Vos données à caractère personnel sont traitées à diverses fins dans le cadre du suivi de votre dossier médical et selon la qualité de la personne chargée du traitement de vos données (collaborateur, prestataire de soins, etc.).

1. Ouverture de dossiers

Lorsque vous vous rendez dans notre ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » pour bénéficier de nos prestations, des données à caractère personnel sont nécessairement traitées notamment pour :

• La création de votre fiche patient
• la gestion globale de votre dossier médical (ouverture et suivi)

2. Facturation

Tout rendez-vous et toute prestation médicale effectués au sein de notre polyclinique donnent lieu au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la facturation :

• La facturation du tiers payant
• La facturation au patient/bénéficiaire de la consultation
• Autres types de factures : factures au CPAS, administrateur de bien, etc.

3. Mise en œuvre des prestations (envois de courriers et consultation agenda)

Vos données peuvent également être utilisées pour vous envoyer des rappels de rendez-vous ou pour vous informer de nos nouveaux services, organismes partenaires, actions à venir ou événements. Cela ne peut se faire que dans le cadre de notre intérêt légitime de communiquer sur notre fonctionnement et nos services ou si vous en avez donné l’autorisation.

4. Communication à des tiers

Il est possible que l’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » transmette vos données à des tiers si c’est nécessaire à la réalisation d’une ou plusieurs des finalités décrites au titre 5 ou si la loi l’impose. Il peut notamment s’agir des tiers suivants :

Autorités :

• Ministère public (parquet et auditorat du travail) et tribunaux en cas de litige
• Organes de la sécurité sociale (INAMI, FEDRIS, BCSS, etc.) dans l’exercice de leurs missions légales
• Office de contrôle des mutualités (OCM) dans l’exercice de ses missions légales
• …

Organismes partenaires :

• Notre partenaire en cas de soins urgents à l’étranger
• La Société Mutualiste Régionale des Mutualités Socialistes – Solidaris pour la Région Wallonne
• La Société Mutualiste Régionale des Mutualités Socialistes pour la Région bilingue de Bruxelles-Capitale
• De Zorgkas, pour les affiliés résidant en Flandre
• SMA Solidaris Assurances
• Hôpitaux (pour la délivrance p. ex. de la CEAM)
• …

Parties externes :

• Nos avocats et les huissiers de justice en cas de litige
• Audits externes
• Prestataires IT
• Hôpitaux (pour la délivrance p. ex. des données CEAM)
• Mutualités
• AIM (Agence intermutualiste) dans le cadre de ses études
• …

Dans l’éventualité de recours à la sous-traitance, nous sommes tenus de désigner un sous-traitant qui respecte la législation relative à la protection de la vie privée et prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates garantissant le bon traitement des données à caractère personnel. Une convention de traitement est conclue avec chaque sous-traitant comme l’impose la réglementation.

5. Communication en dehors de l’UE

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises en dehors de l’UE, mais uniquement dans les cas suivants :

• Lorsque vous le demandez dans le cadre d’une convention.
• Lorsque c’est nécessaire à vos intérêts vitaux.
• Lorsque vous avez expressément donné votre accord à cette fin.

6. Cookies et Réseaux Sociaux

A – Réseaux Sociaux

Le Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris est susceptible d’inclure sur ses différents supports électroniques, des applications informatiques émanant de tiers vous permettant de partager du contenu du site web avec d’autres personnes, de leur communiquer que vous avez consulté le site ou de donner votre opinion concernant un contenu du site web ou des applications.

C’est notamment le cas des boutons « Partager », « J’aime », issus de réseaux sociaux tels que « Facebook », « Instagram », « X », « LinkedIn » et « Youtube ».

Les réseaux sociaux fournissant de tels boutons d’application peuvent placer des cookies et vous identifier grâce à ces boutons. De même, un réseau social peut éventuellement placer des cookies en cas de visite de la page Internet du Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris sur le réseau social.

Consentement : conformément à la réglementation en vigueur, ces cookies ne peuvent être placés qu’après avoir obtenu votre consentement préalable et explicite. Vous pouvez à tout moment retirer ce consentement via le gestionnaire de cookies présent sur notre site.

Le Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris vous invite à consulter la politique en matière de vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent, le cas échéant, recueillir dans ce cadre.

B – Cookies

Les cookies suivants sont utilisés sur le site www.csn-solidaris.be :

• Google Analytics: permet de suivre le comportement du surfeur sur le site (pages les plus consultées, provenance du surfeur, …)
• Googlemaps: si des cartes GoogleMaps sont présentes sur des pages du site.
• Facebooklikebox:  activé si un bouton “j’aime” Facebook est présent (et cliqué) sur des pages du site.

6. CONSERVATION

De manière générale, vos données peuvent être conservées pour une durée de 2 à 30 ans, en fonction de nos obligations légales, de la réglementation en vigueur et/ou de leur nécessité dans l’exécution de nos activités.

Notamment :

• vos données d’identification seront conservées à compter de la création de votre dossier et jusqu’à 3 ans après votre suppression de votre dossier voire plus si c’est nécessaire à l’exercice de nos missions ou pour se conformer à des prescriptions ;
• vos données médicales sont toujours conservées durant 30 ans après le dernier contact avec l’ASBL « Centre de Santé », conformément au code de déontologie médicale ;
• si une action en justice est lancée, vos données seront conservées le temps de la procédure.

Le point de départ de cette période peut varier selon les changements dans la législation.

7. PROTECTION

L’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » veille à garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel. Toutes les mesures techniques et organisationnelles adéquates sont prises pour éviter des cas d’atteinte, perte, destruction ou divulgation de données.

En cas de fuite de données, nous prendrons nos responsabilités pour résoudre le problème au plus vite. En cas de fuite grave de données, l’autorité de protection des données et les personnes dont les données sont concernées seront informées.

8. CONTRÔLE INTERNE DU TRAITEMENT

L’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » veille à toujours garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel lors du traitement. Vos données ne seront traitées que par les collaborateurs ou prestataires habilités par l’ASBL et ses organismes partenaires. Toutes ces personnes sont tenues au secret professionnel.

Un délégué à la protection des données a été désigné. Au sein du Centre de Santé du Namurois, cette personne veille à tous les aspects concernant le traitement des données à caractère personnel et donne des conseils en la matière. C’est l’interlocuteur des personnes concernées pour ce qui est de l’exercice de leurs droits.

Coordonnées du délégué à la protection des données :
Adresse : Chaussée de Waterloo, 182 à 5002 Saint-Servais (Namur)
à l’attention du délégué à la protection des données (DPO).
Vous pouvez également envoyer votre demande à privacy325@solidaris.be

9. VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE

Si vos données à caractère personnel sont traitées, vous disposez de certains droits légaux repris ci-après.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous devez envoyer une requête par écrit à notre délégué à la protection des données par email ou à l’adresse postale reprise plus haut. Il est possible que nous vous demandions de joindre une copie du recto de votre carte d’identité pour que nous puissions vérifier votre identité, en cas de doute. Cela permettra d’éviter que quelqu’un d’autre usurpe vos droits. Le refus de communiquer ces informations peut entraîner un rejet de la demande.

Après réception, vous serez informé des suites données à votre demande dans un délai d’un mois. Si la demande est complexe, le délai pourra être prolongé de 2 mois maximum. Vous serez informé de cette prolongation.

En cas de conflit avec le respect de la confidentialité d’autres personnes ou si la communication d’informations est interdite par la loi, vous en serez également informé dans un délai d’un mois.

a) Droit d’accès et d’information

Vous pouvez toujours nous demander d’accéder à vos données à caractère personnel que nous conservons. Vous avez le droit d’être informé et de recevoir sans frais[2] une copie précisant :

• quelles données à caractère personnel sont traitées ;
• quelle est la provenance des données traitées ;
• pourquoi elles sont traitées ;
• avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données à caractère personnel ;
• quel est le délai de conservation des données ;
• comment et quelles données à caractère personnel font l’objet de décisions automatisées

b) Droit de rectification

Vous avez le droit de faire corriger ou compléter les données à caractère personnel erronées ou incomplètes. Nous veillerons à ce que les informations soient modifiées dès que possible, tenant compte du fait que la majorité de ces données proviennent de sources authentiques (registre national, banque carrefour de la sécurité sociale…).

c) Droit de suppression

Si vos données à caractère personnel ne sont pas pertinentes, sont obsolètes ou ne sont plus nécessaires aux fins du traitement, vous pouvez nous demander de les supprimer.

Dans certaines circonstances, aucune suite ne pourra cependant être donnée à votre demande de suppression, notamment si vos données à caractère personnel peuvent ou doivent encore être régulièrement traitées selon la réglementation en vigueur.

Vos données ne peuvent ainsi pas être supprimées si le traitement est réalisé en vertu d’une obligation légale ou d’un archivage dans l’intérêt général, pour la recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques et qu’une suppression empêche ou compromet gravement ces finalités.

d) Droit d’opposition

1. Généralités

Si le traitement de vos données repose simplement sur les intérêts légitimes de l’ASBL « Centre de Santé du Namurois – Réseau Solidaris » et que cela ne vous convient pas, vous disposez du droit de vous opposer à ce traitement en formant opposition par écrit.

Si le Centre de Santé du Namurois dispose d’intérêts légitimes impérieux, il ne sera toutefois pas possible de s’y opposer.

2. Traitements automatisés

Certains traitements de vos données à caractère personnel sont complètement automatisés. Si des décisions individuelles sont prises sur cette base ou que cela a des conséquences similaires, vous pouvez vous y opposer et demander l’intervention d’un collaborateur.

Votre demande sera rejetée si le processus décisionnel automatisé relève d’une disposition légale ou que vous y avez expressément consenti.

3. Retrait du consentement

Si le traitement de vos données personnelles est simplement basé sur votre consentement et qu’il n’existe aucun autre fondement juridique, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement sans avoir à vous justifier.

À l’avenir, vos données à caractère personnel ne seront plus traitées aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement.

4. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de nous demander de transmettre une copie des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées à une autre institution ou un tiers dans un format facilement transmissible. Cela ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous nous avez communiquées et qui sont traitées par des processus automatisés, dans la mesure où cela n’est pas contraire à la législation et que ce transfert de données n’a pas d’impact négatif sur la protection de la vie privée d’autres personnes.

10. PLAINTES

Si vous avez envoyé une demande concernant vos données à caractère personnel et que vous n’êtes pas satisfait de son traitement, vous pouvez introduire une réclamation.

Vous pouvez le faire en envoyant un courrier à notre délégué à la protection des données (DPO) Chaussée de Waterloo, 182 à 5002 Saint-Servais (Namur). Celui-ci traitera votre réclamation et vous informera de la suite de la procédure et des mesures prises.

Le traitement de votre réclamation ne correspond pas à vos attentes ? Vous pouvez toujours introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données. C’est l’autorité de contrôle compétente en matière de protection de la vie privée. Elle examinera votre réclamation et entamera une procédure de médiation.

Coordonnées de l’Autorité de protection des données :

Adresse : rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél. : 02 274 48 00
E-mail : commission@privacycommission.be

11. . MODIFICATION DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

La législation et nos services évoluent régulièrement. Notre déclaration de confidentialité n’est donc jamais achevée. Nous nous réservons dès lors le droit de modifier à tout moment cette déclaration de confidentialité et vous recommandons de consulter régulièrement la version la plus récente.

[1] Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ; le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

[2] Seule la première demande de copies est gratuite, les autres demandes identiques vous seront facturées conformément à l’article 12.5 du règlement 2016/679.